Пора отпусков, как работодателю эффективно управлять отсутствием сотрудников и не напороться на штрафы

Летняя пора – время отпусков. Реализовать свое право на отдых имеет каждый сотрудник, проработавший не менее полугода, при этом для компании, важно не только своевременно предоставить, но и соблюсти все тонкости трудового законодательства.

Частые проблемы, встречающиеся в практике трудовых споров, это:

• Несоблюдение процедуры утверждения отпуска
  Наличие графика отпусков в любой организации обязательно, в ином случае работодателю придется платить штраф.
  График отпусков необходимо утвердить не менее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов и следовать ему.
• Несоблюдение процедуры уведомления работника о начале отпуска
  Работодателю необходимо известить работника об отпуске под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ), в противном случае компании грозит штраф от 50 000 до 80 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
• Несоблюдение процедуры переноса отпуска по инициативе работника
  В случае переноса отпуска работодателю необходимо получить письменное заявление сотрудника о переносе отпуска, издать приказ о переносе отпуска и отразить изменения в графике.
• Невыплата отпускных или несвоевременное уведомление об отпуске
  Согласно ст. 136 ТК РФ выплата отпускных работнику должна производиться не позднее, чем за три дня до его начала.

Таким образом управление отпусками и отгулами в организации играет важную роль в компании. Традиционные способы управления отпусками и отгулами могут быть трудоемкими и неэффективными. Для пользователей программ 1С Зарплата и управление персоналом с появление сервиса 1С:Кабинет сотрудника данный процесс значительно упростился и сделался более прозрачным и удобным для всех сторон, благодаря переходу на электронный кадровый документооборот.

Во-первых, упрощается документооборот между сотрудниками и кадровой службой, кадровику больше не придется тратить время на чтение рукописных заявлений и ручной ввод данных в программу, сотрудники отправляют заявления в электронной форме. После проверки данные из электронного заявления автоматически загружаются в программу 1С. Работодатель может автоматически сформировать и передать сотруднику необходимые документы в электронном виде, а в последствии ему проще контролировать полученные заявления и ознакомление сотрудниками с приказами, так как все это отражено в программе.

Во- вторых, вся информация, связанная с отпусками и отгулами, доступна также и сотруднику в его личном кабинете, таким образом работодатель решает вопрос информирования. Сотрудник видит на каком этапе согласования его заявление об отсутствии, ему доступна информация не только по остатку неиспользованного отпуска, но и подробная справка, поясняющая почему этот остаток именно такой. Для сотрудника это позволяет более гибко планировать свой отпуск и иметь представление о своих возможностях и ограничениях, а для кадровиков уменьшение потока вопросов.

В-третьих, в программе реализована возможность собирать желаемые даты отпусков сотрудников, чтобы составлять график отпусков через 1С:Кабинет сотрудника. Это позволяет руководителям и сотрудникам посмотреть совпадение периодов отдыха и более гибко подходить к формированию графика, избегая конфликтов.

Мы рассмотрели, как сервис 1С:Кабинет сотрудника помогает работодателю упрощать работу по отпускам и отгулам. Конечно же, сервис обладает гораздо большим функционалом, позволяющим руководителям соблюдать трудовое законодательство и эффективнее работать с персоналом.

Ознакомиться с полным функционалом сервиса можно у партнеров дистрибьютора «1С-ГЭНДАЛЬФ» в Ставропольском крае.