Виртуальный офис: как сэкономить на рабочих местах

Находящиеся на сервере рабочие места представляют собой виртуальный офис. Информационные технологии шагнули так далеко, что рабочее место онлайн отличается от физического только наличием стула и стола в определённом помещении. Остальные же атрибуты для успешного ведения бизнеса остаются прежними: электронная почта, файлы, базы данных, средства связи...

Кому подходит

Виртуальный офис имеет много преимуществ перед обычным.

Экономия. Снижается финансовая нагрузка по аренде, покупке оборудования. Также не нужно платить за коммунальные услуги и даже зарплату системному администратору. На ИТ-аутсорсинге последнего заменяет техническая поддержка. Это особенно важно малому и среднему бизнесу, не готовым нести существенные траты на организацию полномасштабного офиса.

Скорость. Случается, что время на открытие компании сильно ограничено. А поиск помещения, настройка телефонных линий, покупка серверов и персональных компьютеров – задачи не из быстрых. Организация же виртуального офиса исчисляется в часах.

Неограниченный потенциал по поиску сотрудников. Талантливый специалист сможет участвовать в работе из любой точки мира. Особенно это важно для компаний, чья деятельность развернута на региональных или международных рынках.

Увеличение производительности труда. Вместо траты времени на поездку из дома в офис и обратно, отсиживание положенных часов сотрудник с большей вероятностью станет работать на результат в привычной домашней обстановке.

К недостаткам можно отнести возможные трудности у руководства в управлении командой. Но тут важно грамотно организовать процесс: устраивать регулярные созвоны, создать свой чат в мессенджерах для быстрого обмена сообщениями, проводить видеоконференции. Если это уместно, можно установить онлайн-мониторинг компьютеров сотрудников.

Принцип настройки виртуального офиса

Первым шагом к переходу в онлайн будет организация доступа к облачным сервисам для хранения, вычисления, передачи данных.

Пригодятся виртуальные АТС для приема звонков через интернет без подключения физической линии.

Невозможно обойтись и без программного обеспечения. Многие аутсорсинговые компании включают стоимость аренды ПО в пакет услуг по организации виртуального офиса.

Нелишним будет создать свой сайт, через который покупатели будут оформлять заказы или почерпнут нужную информацию, либо попросят о консультации.

Стоимость

Выше мы уже упоминали, что затраты несопоставимы с развертыванием реального офиса. Различие примерно в два раза. Но окончательная цена будет зависеть от пакета подключаемых услуг.

Например, на сайте аутсоринговой компании https://smoff.ru/ стоимость готовой платформы по работе в облаке с разграниченным правом доступа, настроенной печатью на офисные принтеры и и бэкапом данным до месяца – от 2000 до 3 100 рублей за двоих пользователей. Подключение дополнительного рабочего места - от 1000 до 1550 рублей. В зависимости от тарифа предоставляется от 10 до 20 ГБ для данных на диске, техническая поддержка в любой день, работа с графическими программами, требующими карту с поддержкой 3D, набор офисных приложений: для работы с документами, письмами, поиском информации, просмотр и принтер PDF, архиватор и безопасное хранение паролей, работа с изображениями и графикой, антивирус и возможность работать с nalog.ru и сайтом госуслуг.

Действует бесплатный двухнедельный период.

Отдельно оплачиваются аренда 1С (780 рублей в месяц на одного человека), аренда MS-Office (1035 рублей в месяц).

Таким образом для экономии, мобильности, скорости и при увеличении масштабов бизнеса от регионального уровня до международного организация виртуального офиса - логичное и удобное решение. Слабые стороны удаленной работы легко нивелировать четкой системой управления сотрудниками и грамотной организацией труда и отдыха. Остальные рабочие моменты решает техническая поддержка соответствующего сервиса.